Pembuatan faktur bukanlah aspek yang paling menyenangkan dalam menjalankan bisnis, namun merupakan persyaratan bagi sebagian besar penjualan. Ada banyak bisnis yang tidak memahami mengapa mereka perlu menerbitkan faktur atau manfaatnya. Faktur tidak hanya merupakan kewajiban perpajakan, tetapi juga dapat memberi Anda kendali atas arus kas dan keuangan bisnis Anda.
Faktur dalam bisnis adalah dokumen yang diberikan kepada pelanggan oleh penyedia layanan atau penjual yang menyatakan biaya produk atau layanan, tanggal jatuh tempo pembayaran, dan rincian pembayaran lainnya.
Apa saja komponen Faktur?
Jika Anda mengetahui apa itu faktur dalam bisnis, menyusun faktur bukanlah tugas yang sulit jika Anda tahu persis apa yang harus disertakan. Berikut adalah 11 elemen yang harus Anda sertakan dalam faktur Anda.
- Label – “faktur”
Labeli dokumen dengan kata ‘faktur’ di dekat bagian atas lembaran dengan huruf polos dan utama. Ini akan membedakan faktur dari dokumen lain dan kertas acak.
- Nomor faktur
Setiap faktur harus diberi pengidentifikasi/nomor faktur unik tanpa replika kumpulan digit tersebut. Pengidentifikasi unik memberikan identifikasi yang jelas dan pencatatan yang mudah.
- Nama dan alamat “Dari”.
Cantumkan detail perusahaan Anda dengan jelas dan tepat, seperti nama, alamat, dan detail kontak. Selain itu, menyertakan logo perusahaan Anda membantu pelanggan mengidentifikasi perusahaan Anda dan membuat faktur Anda menonjol.
- Nama dan alamat “Kepada”.
Cantumkan nama pelanggan, alamat (alamat fisik atau alamat email), dan detail kontak. Menyertakan detail ini adalah praktik standar dalam menyusun faktur, yang dapat membantu Anda mengejar keterlambatan pembayaran dengan orang yang dapat menyelesaikannya.
- Deskripsi layanan atau produk
Mintalah deskripsi yang akurat dan jelas tentang layanan atau barang yang ditagih. Cantumkan nama atau judul barang dan jasa yang disediakan pada baris tersendiri, harganya, dan jumlah atau kuantitas produk atau jasa tersebut.
- Jumlah total yang dibebankan
Setelah barang dan jasa, termasuk harganya masing-masing, tambahkan jumlah total terutang dalam transaksi pada faktur Anda. Ini akan menjadi titik referensi bagi pelanggan Anda.
- Tanggal penyediaan/tanggal layanan
Tanggal penyediaan adalah saat produk tersedia kepada pelanggan. Ini adalah tanggal barang dirakit atau dipasang.
- Tanggal faktur
Menyertakan tanggal pembuatan dan penyerahan faktur kepada pelanggan memperjelas kepada pelanggan kapan batas waktu pembayarannya.
- Syarat dan metode pembayaran
Jangka waktu pembayaran dalam faktur adalah perjanjian yang menetapkan ekspektasi pembayaran Anda, menguraikan bagaimana, kapan, dan dengan metode apa pelanggan Anda akan memberikan pembayaran. Beberapa ketentuan pembayaran standar adalah PIA (Pembayaran di muka), COD (Cash on delivery), CIA (Cash in advance), dan banyak lagi. Dan metode pembayaran yang Anda sukai, seperti uang tunai, cek, kartu kredit atau debit, wesel, perintah pembayaran, transfer bank, atau layanan pembayaran online.
- Nomor pesanan pembelian
Nomor pesanan pembelian adalah nomor unik yang ditetapkan pada formulir pesanan pembelian, dan serupa dengan nomor faktur, nomor tersebut juga berguna untuk keperluan administratif dalam organisasi bisnis .
Apa tujuan dari faktur?
Ingin tahu bagaimana faktur dapat memengaruhi bisnis Anda? Inilah alasan Anda harus menagih klien Anda secara sistematis:
- Membantu pembukuan
Faktur terdiri dari data penting untuk memelihara catatan pembukuan yang akurat dengan mendokumentasikan sejarah keuangan bisnis. Mereka berisi informasi tentang kapan dan bagaimana produk, layanan, atau proyek. Ini juga mencakup jumlah uang yang dihasilkan, yang dapat digunakan untuk menghitung penjualan dan pengeluaran, menghitung metrik utama seperti laba bersih dan margin, serta rasio perputaran aset.
- Pengendalian pajak
Faktur dapat membantu Anda melacak berapa banyak pajak yang harus Anda bayar. Beberapa perangkat lunak faktur menyertakan fitur akuntansi seperti laporan pajak penjualan yang menguraikan pajak yang timbul dari penjualan dan pajak masukan dari pembelian. Dari laporan ini, Anda akan dapat melihat berapa banyak hutang Anda kepada otoritas pajak, atau berapa banyak yang akan dikembalikan kepada Anda.
Hal ini penting untuk dipantau sepanjang periode pelaporan pajak Anda untuk memastikan bahwa Anda tidak dibebani tagihan pajak dalam jumlah besar yang akan berdampak negatif pada arus kas Anda.
- Memberikan perlindungan hukum
Faktur dengan semua rincian yang diperlukan, ditandatangani oleh kedua belah pihak, dapat berfungsi sebagai perjanjian yang mengikat secara hukum sebagai catatan transaksi yang dapat diandalkan yang menetapkan hak penjual atas pembayaran. Selain itu, dapat digunakan sebagai perlindungan terhadap tuntutan hukum palsu.
- Membantu dalam analisis bisnis dan membangun strategi pemasaran
Catatan faktur berisi informasi penting seperti harga barang atau jasa, jumlah total dan tanggal transaksi, dan sebagainya. Detail ini membantu menganalisis periode puncak pembelian, layanan atau barang terpopuler dan paling tidak populer, serta tren lain dalam bisnis Anda. Analisis ini dapat membantu menyesuaikan strategi pemasaran yang cerdas.
- Membantu melacak inventaris
Jika bisnis Anda mencakup penyimpanan inventaris, maka faktur dapat bertindak sebagai salah satu alat yang dapat membantu melacak inventaris dan memberi tahu Anda kapan dan berapa banyak penyetokan ulang yang diperlukan di masa mendatang berdasarkan penjualan sebelumnya.
Faktur dikirim ke pembeli dengan tujuan:
Selain mengetahui tujuan invoice, penting juga untuk mengetahui kapan harus mengirimkannya. Berikut adalah praktik standar berbeda yang diikuti banyak bisnis.
- Faktur di muka
Faktur di muka adalah saat Anda meminta pembayaran sebagian atau seluruhnya dari pelanggan sebelum barang atau jasa dikirimkan. Hal ini menegaskan komitmen pelanggan dan menghindari kemungkinan kerugian pada bisnis Anda jika pelanggan tiba-tiba membatalkan proyek.
- Menagih setiap pencapaian
Faktur pencapaian adalah ketika jumlah total proyek atau layanan didistribusikan untuk ditagih ke berbagai periode penagihan, dipicu oleh pos pemeriksaan yang telah ditentukan sebelumnya yang menunjukkan kemajuan yang sedang dicapai.
- Faktur pada pengiriman
Faktur saat pengiriman adalah ketika Anda mengirimkan faktur kepada pelanggan setelah barang dikirim atau jasa telah diberikan, sesuai kesepakatan. Ini adalah praktik faktur paling umum yang mengharuskan penjual memberi tahu pelanggan bahwa pekerjaan dilakukan dari pihak mereka dan memverifikasi semua detail yang diperlukan sebelum melanjutkan dengan faktur profesional.
Faktur adalah alat untuk membantu melacak hutang usaha . Mereka melacak penjualan suatu produk untuk tujuan pengendalian inventaris, akuntansi, dan perpajakan yang lebih baik. Karena perusahaan biasanya mengirimkan produk dan mengharapkan pembayaran di kemudian hari, jumlah total yang harus dibayar diubah menjadi hutang untuk pembeli dan piutang untuk penjual.
Faktur sangat penting untuk pengelolaanpengendalian internal untuk hutang dagang . Biaya pada faktur harus disetujui oleh pihak yang berwenang sebelum pembayaran dilakukan. Kadang-kadang, itu juga harus dicocokkan dengan pesanan pembelian, tanda terima pengiriman, dan/atau laporan inspeksi yang terkait. Tim audit memastikan faktur dimasukkan ke dalam periode akuntansi yang tepat saat menguji pisah batas biaya
Mau bayar supplier dari luar negeri dengan sistem pembayaran yang aman, mudah, dan murah? Pakai Adaremit saja. Penggunaan adaremit akan membantu sistem pembayaran supplier luar negeri perusahaan anda dengan biaya yang murah dan efisen.
